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如何保证企业的规章制度合法有效?(一)

要保证企业的规章制度真正合法有效,实现其作为企业组织生产和经营管理的内部“法律”的作用,需要进行企业规章制度的规范化建设。因为章节内容较多,本公众号将分作三次具体发布。

一、企业规章制度建设的法律基础

1、什么是企业规章制度?

规章制度是企业根据自身情况依法制定的组织生产和进行经营管理的规则。企业内部规章制度的制定主体为企业,主要内容包括劳动合同管理、工资管理、社会保险、福利待遇、工时休假、职工奖惩以及其他管理制度等方面。

2、为什么要制定企业规章制度?

规章制度是企业的内部“法律”,贯穿于企业的整个用工过程,是企业行使管理权、合同解除权的重要依据。企业规章制度对劳动纠纷的影响,主要表现为三个方面:一是企业没有建立规章制度,二是规章制度不合法,三是规章制度未得到有效的执行。劳动关系发展到今天,企业如果还不重视规章制度建设问题,那么面临的,将不仅是一个一个的个案纠纷,而可能是大规模的群体性纠纷,关系到企业的生死存亡。这样的案例不在少数,实际中就有某公司因规章制度不健全,被员工集体告上法庭,最后关门倒闭。

3、企业建立规章制度的法律依据。

(1)1994年颁布的《劳动法》第4条明确规定,用人单位应当依法建立和完善规章制度,保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。

(2)《劳动法》第25条规定,劳动者严重违反劳动纪律或用人单位规章制度的,用人单位可以解除劳动合同并无需支付经济补偿。《劳动合同法》第39条第(二)项同样规定,劳动者严重违反企业规章制度的,用人单位可以解除劳动合同。

(3)2001年最高人民法院发布的《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(一)》(法释〔2001〕14号)第19条规定,用人单位根据《劳动法》第4条的规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。

(4)《劳动合同法》第80条规定,用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的,由劳动行政部门责令改正,给予警告;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。

二、企业规章制度的生效要件

企业规章制度的法律效力来自于法律的授权。根据上述2001年最高院《劳动争议司法解释一》第19条的规定内容,实际上确定了企业规章制度有效性的三个一般标准,即内容合法、经过民主程序制定、向劳动者公示,三个条件缺一不可,否则就会出现规章制度无效的后果。

需要特别注意的是,2006年7月10日最高院发布实行的《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(二)》(法释〔2006〕6号)第16条规定:“用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致,劳动者请求优先适用合同约定的,人民法院应予支持。”这里明确劳动合同和集体合同的优先效力

(一)企业规章制度的生效实体要件—内容合法

 制度建设,内容先行,规章制度内容的合法性是规章制度生效的首要条件,主要表现在两个方面:制度内容不得违反法律法规的强制性规定;制度内容不得超出必要的合理限度。概括而言就是内容的合法性、合理性。

1、规章制度内容合法性建设

用人单位应当依据本单位的生产、经营、管理的实际情况,将法律、法规、政策的条款具体化,使它们具有可操作性,但具体化后的劳动规章制度内容不得违反国家法律、行政法规和政策规定,否则,该部分内容应属无效。比如:招聘录用制度中规定,员工试用期不合格的,公司可给予延长考核期的机会,公司可要求或者员工申请延长试用期;薪资福利制度中规定,试用期员工不缴纳社会保险,或者员工承诺不缴纳社保,发生任何情况,由员工承担全部责任;绩效考核制度中规定,员工考核排名末位的,公司可直接解除劳动合同;花用公司的费用接受过培训的员工,合同期未满被解雇或者辞职时,该职工应将培训费无条件全额退还给公司;等等。

国家法律法规及相关政策极其庞杂、繁多,企业规章制度不可能涵盖国家所有的法律法规,原则上只要覆盖企业涉及的业务领域,以及劳动关系领域的常用法律法规。常用的劳动关系领域的法律法规有:《劳动法》《劳动合同法》《社会保险法》《劳动合同法实施条例》《企业职工带薪年休假条例》《女职工特殊保护规定》《工资支付暂行规定》《最低工资规定》《劳动争议司法解释一、二、三、四》以及地方相关立法、规章等。

在判断规章制度的内容是否违法,我们可以参考一下几个标准:

(1)  规章制度的内容是否违反法律的强制性规定。

(2) 规章制度的内容是否排除了劳动者的权利,是否存在隐性违法。

(3) 规章制度的制定,在法律适用上是否与其他法律规范相冲突。

2、规章制度内容合理性建设

企业的规章制度在保证合法性的同时,还必须注重合理性的问题,也就是说要符合常理,如果不符合合理性的要求,那这样的规章制度也同样是不具有合法性的,在司法实践中也会被判定为无效。

规章制度合理性的判断,应该根据同等情况下,在普通的要求下,进行善意的判断。需要注意的是,针对不同的情况,判断一项规章制度是否合理,其结果也不一样。比如说,企业规章制度中有一项规定,“员工不得在办公区域抽烟,一经发现,企业可以解除劳动合同”,针对这一规定,我们就要结合不同的环境和背景去判断是“苛刻”还是“合理”。用人单位规定“未佩戴厂牌即属严重违反规章制度予以解雇”、“培训迟到5分钟属严重违反规章制度”、“造成单位经济损失达人民币200元即属重大损害”之类的内容,司法实践中,裁判机关必然会审查企业规章制度的合理性,企业像这方面类似的制度规定就难以得到支持。

《劳动法》第二十五条第(二)项规定,劳动者严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的,用人单位可以随时解除劳动合同;该条第(三)项规定,劳动者严重失职,造成用人单位利益重大损害的,用人单位可以随时解除劳动合同。依据劳动部《关于贯彻执行<中华人民共和国劳动法>若干问题的意见》第39条,这两种情况下用人单位解除劳动合同,不需要向劳动者支付经济补偿金,该意见第87条规定,“重大损害”,应由企业内部规章来规定,若用人单位以此为由解除劳动合同,劳动争议仲裁委员会和法院会根据企业的类型、规模和损害程度等情况,对企业规章中规定的“重大损害”进行审查认定。“重大损害”的规定不能背离用人单位的实际情形及劳动法律的制定宗旨。

综合而言,规章制度合理性的判定,至少应当掌握三个标准:一是制度内容是否严重偏离普世价值标准;二是制度内容是否明显脱离企业客观现实;三是制度内容是否“罚当其罪”。

特别提醒:企业的规章制度建设内容要保证合法、合理,同时也要做到量化、程式化、体系化,这样才能真正有效执行。

这是用人单位比较容易忽视而恰恰是最重要的地方,在制定规章制度的时候要特别注意,尽可能地量化具体的要求或者适用的情形。如对经常旷工的人员辞退问题,不要使用含糊的“经常”这两个字,而是要确定的文字表述,应当尽量避免此类语言的歧义。如可表述为旷工三次以上,企业可以辞退。等等

对于一些无法量化的要求和适用情形,则可以选择程式化的方式。一些轻微违反劳动纪律的情况,因为尚不构成严重违反,用人单位难以解除劳动合同,但劳动者屡屡违反,用人单位觉得不知如何处理。比如劳动者在上班期间从事一些与工作无关事务,打私人电话、上网购物、娱乐看小说等等,这些行为在规章制度中难以穷尽,且情节一般比较轻微,但对于劳动者屡屡触犯的情况,则可以在规章制度中设定,用人单位一经查实,给予书面警告,三次书面警告以上的视为严重违反规章制度。这种程式化的设定,使得规章制度全面而具有操作性,便于用人单位在行使劳动管理时,真正地有“章”可依。

规章制度的体系化也是非常重要的。比如,规章制度规定“劳动者不符合工作要求,或考核不达标的,用人单位可以解除劳动合同”,而在具体的规章制度中又没有规定劳动者的工作要求或者岗位职责的内容,因此,此种情形用人单位解除劳动合同的权利只是一纸空文。


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