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如何保证企业的规章制度合法有效?(三)

(三)规章制度生效的程序要件—公示告知

规章制度不但要内容合法、通过民主程序,而且只有向劳动者公示才对劳动者产生约束力。公示原则是现代法律法规生效的一个要件,作为企业内部的规章制度更应对其适用的对象必须公示,未经公示的企业内部规章制度,职工无所适从,对职工不具有约束力。《劳动合同法》第4条第4款规定,直接涉及劳动者切身利益的规章制度应当公示,或者告知劳动者。《最高人民法院关于劳动争议案件适用法律若干问题的解释(一)》第19条也明确规定了规章制度向劳动者公示才能作为审判案件的依据。

公示、告知程序不仅是法律的要求,从另一个角度来讲,单位规章制度以全体劳动者为约束对象,就应当为全体劳动者所了解,当然必须以合法有效的方式公布。司法实践中劳动者往往以其不知道规章制度的内容为由主张规章制度未公示,用人单位也往往无法提供已经公示的证据。

因此,规章制度应当以用人单位的正式文件形式向全体职工公布,从公布之日起才能在本单位生效。在公示的过程中,用人单位应该注意保存公示的证据,公示的方法一般有如下几种:

推荐使用的方法

1、员工手册发放;

2、规章制度内部培训法;

3、规章制度考试法;

4、劳动合同约定法;

5、传阅法;

6、入职登记声明条款;

7、会议宣传法。

尽量避免单独使用如下公示方法:

1、企业网站公布法(举证困难); 

2、电子邮件通知法(举证困难);

3、公告栏,宣传栏张贴(举证困难);

4、将规章制度作为劳动合同的附件。

下面具体介绍一下,上述推荐使用的几种公示方法及具体操作:

 1、员工手册发放法,是指将公司的规章制度写入企业的员工手册内,然后发给员工,人手一册,要求员工签领确认。确认的方式有:①在手册的尾页要求员工签名后单位留存;②另行制作表格进行签名登记;③制作单页的《声明》或者《保证》。签名的内容应包括员工确认“已经阅读、明了”并且承诺“遵守”;

 2、规章制度内部培训法,须做好培训签到,培训记录(注意一定要包括:培训时间、地点、参会人员、培训内容、与会人员签到);

 3、规章制度考试法(开卷或闭卷,建议结合培训法一起使用);

 4、劳动合同约定法,签订劳动合同时,可以约定这样的条款或具体内容:“乙方(员工)已经认真阅读了公司规章制度,并且理解了公司规章制度的含义,而且愿意遵守这些规章制度”;

5、传阅法,确认的方法同内部培训法; 

6、入职登记表声明条款,在入职登记表上补充一段内容;乙方(员工)已经认真阅读了公司规章制度,并且理解了公司规章制度的含义,而且愿意遵守这些规章制度;

7、会议宣传法,通过会议宣讲的方式进行,确认方式同培训法类似。

目前实践中比较行之有效的方式——第1种将企业规章制度写入企业的员工手册内,并让员工签收;或是第2种对员工进行规章制度培训,并签收阅读等。我们建议采用员工手册发放签收的公示方法,这样最有效。需要特别提醒的是,无论采用上述哪一种方式,都要留下劳动者签字的书面证据,达到规章制度履行公示告知的程序要求。

有朋友会问,网站公布、电子邮件、公告栏公告三种方式也是企业经常使用的,而且很方便,为什么要尽量避免上述后几种公示方法呢?从省事,便利,成本的角度来看,企业一般习惯于采用电子手段来进行公示,比如在网站上进行公示,发邮件进行公示,或者在告示牌上进行公示。这些公示方式是可以的,达到了让员工知道规章制度的目的,但是这些证据如何固定下来呢? 

1.在网站上公示。网站上公示可以节约好多成本,但是要达到这种证据保存的目的,必须要有相应的技术支持。和劳动者之间必须要有约定,约定企业在网站上公示规章制度,必须给员工告知。同时双方约定,员工必须每天什么时候到网站的什么频道上去浏览。只有把这样的约定弄清楚,发生争议时企业才有根据。另外,企业还有一个证据责任,必须有证据证明已经把制度放到网站上去了。 

2.电子邮件。企业如果员工少的话,习惯于用电子邮件的往来。电子邮件要作为证据使用的话,双方都认可则不会有问题,会被人民法院采信。但是如果发生争议的话,就很难证明邮件的效力,当然有其他证据佐证是例外情况。司法实践中,有些法院就规定,电子邮件要作为证据的话,必须要有公证机关进行公证的程序(现实中公证也不一定会受理)。 

3.用公告栏进行的公示。与在网站进行公示是一样的,必须双方有个约定,公示栏就是企业公示规章制度的一个方式,员工必须在什么时候去看,同时要有证据证明,规章制度已经在公示栏上公示出来了,必须要有这样的制度。 

网站公示和电子邮件告知之所以是有问题的公示或告知方法,原因在于它们都是电子类证据,而电子类证据的取证非常困难,一旦打起官司,无法取得有力证据,就会非常被动,公告栏进行公示的方式同样也面临举证困难的问题,因此不建议使用这三种公示方法。

我们再看“将规章制度作为合同的附件”,本身作为一种公示或告知方法是可以的,但是一旦企业采用这种方式作为公示或告知的方法也就等于给自己设置了陷阱。为什么说是企业给自己设置了陷阱?企业在修改规章制度的时候,它就会限于被动。实践中已经有这种实例发生。某企业原来制定了一套规章制度,并将其作为劳动合同的附件让员工签收,后来或许是企业管理需要或者是领导更换,人力资源部门需要修改原有的规章制度。当规章制度按照程序制定后让员工签收时,大部分员工同意签收了企业的规章制度,但是部分员工不愿意签收。对于不愿意签收的员工,按照规章制度的生效要件,企业公示也可以,即只要证明员工已经知道或应当知道即可。但是,一旦企业把原规章制度作为劳动合同的附件,新规章制度即便公示,员工知道也并不当然适用这部分员工。因为,企业一旦把规章制度作为劳动合同的附件,就使企业规章制度失去了独立的法律效力,企业的规章制度也就成为劳动合同条款的一部分,劳动合同条款要变更的话,企业必须和单个劳动者进行协商,如果某个劳动者不愿意变更劳动合同的条款,企业必须按照原劳动合同条款继续履行。若企业不把原规章制度作为劳动合同的附件,劳动合同和规章制度是两个独立的文本,各自的制定、修改程序不相同,尤其是规章制度的修改程序和要求大大低于劳动合同的修改程序和要求,规章制度修改按照法定程序即可对劳动者发生效力。相反,企业将规章制度作为劳动合同的附件,则企业规章制度的修改必须遵守劳动合同变更的严格规则。因此,当企业把规章制度作为劳动合同的附件时,部分劳动者不愿意签收新规章制度的,企业只有一种选择,即实行一个企业两种制度。对于愿意签收新规章制度的员工,按照新规章制度执行;对于不愿意签收新规章制度的员工,按照作为劳动合同附件的“旧的规章制度”执行。这样将为企业劳动用工管理带来不便。

对于企业的规章制度制定来说,程序要件也是非常重要。因为,当劳动争议发生时企业引用规章制度为自己的做法提供支持时,对方律师以及仲裁机构、法院首先会审查规章制度制定程序是否合法。因为程序是否合法是很容易判断的,当程序存在瑕疵时,不需要再审查实体内容,就可以判定规章制度不能作为裁判的依据。由此可见,规章制度的制定程序是容易让别人抓住的把柄。当程序不合法时,规章制度也就没有任何意义。

最后,需要提醒企业的是,用人单位在制度规章制度时,无论是进行平等协商程序,还是进行公告、告知程序,都务必要留好记录,保存好相关证据,如会议纪要、讨论情况、员工签名等等。因为,一旦劳资双方在规章制度效力问题上产生争议,用人单位需要举证证明其规章制度是经过平等协商程序且曾向劳动者公示、告知,如果用人单位不事先保留相应证据,就无法证明相应的内容。


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